מיקום מהיר ומדויק: מפת התפוצה הגיאוגרפית של כל חדר הארכיון מאוחסנת על ציוד בדיקת הנקודות הנייד, אשר ייתן הוראות מיקום גיאוגרפי לארכיונים שנבדקו ויממש פעולות חיפוש וארכיון מהירות.
מלאי קל: השימוש בציוד בדיקה נקודתי RFID יכול להשלים במהירות את המלאי, בדיקת השגיאות ומדפי הארכיונים. זה יכול להפחית מאוד את עומס העבודה של צוות הספרייה, לשפר את היעילות של ניהול הארכיונים ולהפחית את שיעור השגיאות במהלך ההשאלה והארכיון.
רישום מדויק של פרטי הקבצים: האדם המטפל, ההשאלה, ההשאלה וההגשה של הקבצים נרשמים כולם אוטומטית על ידי המערכת, על מנת למנוע טעויות ידניות ולהבטיח את דיוק הנתונים המקוריים של מערכת המידע לניהול הקבצים, ולספק אמיתי - שאילתת זמן של מצב קובץ והדפסת דוחות.
השאלת קבצים, תיוק ורישום קבצים: ניהול קבצים הוא עבודה מסובכת מאוד. יש מעט אנשי ניהול קבצים ואנשים רבים המבקשים לשאול קבצים. טכנולוגיית RFID מיושמת כדי לממש את המודרניזציה והאוטומציה של ניהול קבצים, להפחית את עוצמת העבודה של הארכיונאים תוך הגברת יעילות העבודה, ולעזור לספרנים לממש השאלות, תיוק ורישום קבצים אוטומטיים.
תג ה-RFID של הקובץ יכול לאחסן ולשנות מידע באופן חופשי: לתג האלקטרוני קיבולת גדולה של גישה לנתונים, והמידע המאוחסן ניתן לשינוי באופן חופשי, מה שמספק נוחות לניהול תוכן הקובץ ומידע אחר.
ערבות אבטחה: אנשי ניהול הקבצים יכולים לשאול ולאחסן את הקבצים רק לאחר כניסה למערכת ניהול קבצי RFID באמצעות אימות זהות. המערכת תודיע על הוצאת התיקים לא חוקית. מידע התג עשוי להיות גם מוצפן.
